Легализация

Материал из Чили - справочник для всех
Перейти к: навигация, поиск


Аннотация
Легализация документов - Россия, Украина, Беларусь, Молдова, другие страны

Консульская легализация - многоступенчатая процедура, направленная на то, чтобы подтвердить, что исходящий документ, направленный за границу, соответствует законам страны, государственные органы которой выдали или составили данный документ.

Это одна из старейших форм легализации документов в международном обороте. Ее смысл заключается в следующем: официальные лица по цепочке удостоверяют подписи друг друга. Поэтому на документе появляется ряд штампов вида "официальное лицо такое-то удостоверяет, что данная подпись принадлежит официальному лицу такому-то". Последним в цепочке стоит штамп Министерства иностранных дел Чили, который ставится в Сантьяго. Только после этого документ считается полностью легализованным и официально принимается в Чили.

Как правило, предпоследним в этой цепочке участвует консул Чили в стране происхождения документа - поэтому вся процедура и называется консульской легализацией.

Внимание
Не следует путать полную консульскую легализацию с апостилем. Подробнее здесь.

Содержание

Апостиль и легализация

И консульская легализация, и апостиль - совершение дополнительных действий над документом, которые позволяют признать его в другой стране[1]. Их часто путают.

Что такое апостиль

Апостиль - упрощенная форма легализации иностранных документов, применяется в странах, подписавших в 1961 году Гаагскую конвенцию. Чили присоединилась к Гаагской конвенции только 16 декабря 2015 года, а ее положения вступили в силу для Чили 30 августа 2016 года. Подробнее на сайте МИД Чили - см. здесь.

Кроме того, правительство запустило специальный сайт, посвященный апостилю, - http://apostilla.gob.cl/.

Таким образом, до 30 августа 2016 года в Чили принимаются только документы с полной консульской легализацией, а после 30 августа 2016 года - как документы с консульской легализацией, так и документы с апостилем. Все документы, легализованные через консульство, остаются действительными, и сама процедура консульской легализации сохраняется.

Апостиль обычно выглядит как крупный прямоугольный штамп на документе, либо отдельный листок со штампом, который скрепляется с оригиналом документа. В России за него берется государственная пошлина в размере 2 500 рублей за один документ (подпункт 48 пункта 1 ст. 333.33 Налогового кодекса РФ).

Электронный апостиль

В 2003 году международная комиссия рекомендовала странам-участницам Гаагской конвенции взяться за разработку единых стандартов электронного апостиля. В 2006 году в США и некоторых других странах электронный апостиль стал применяться на практике, как правило - в дополнение к традиционной форме апостилирования.

Как он выглядит? Например, человеку необходимо легализовать свидетельство о браке. Он обращается лично или через официальный сайт в соответствующее ведомство. Сотрудник ведомства проверяет по реестру, когда оно было выдано, и заносит данные этого свидетельства о браке в электронную базу данных. Далее заказчик может скачать и распечатать с сайта ведомства документ на одну страницу с основными реквизитами апостиля - государство, фамилия и должность лица, подписавшего удостоверяемый документ, наименование учреждения, печатью/штампом которого скреплён документ, название органа, проставившего апостиль, и т.п. Кроме того, этот документ становится доступным и в чисто электронном виде - как файл с электронной подписью.

Отсюда принципиальное отличие электронного апостиля от традиционного: обычный апостиль ставится в виде штампа на документ и содержит "живые" печати официальных ведомств (иногда - прикрепляется к документу). А электронный апостиль - простая распечатка на отдельном листе бумаги. Поэтому в некоторых странах для защиты от подделки на распечатку наклеивают специальные марки с уникальным кодом. Посмотреть, как выглядит электронный апостиль на Украине, можно здесь.

Преимущества электронного апостиля:

  • Заявку можно подавать дистанционно, через Интернет. Не нужно ехать в соответствующее ведомство или отсылать документ по почте.
  • Электронный апостиль можно проверить через сайт выдавшего ведомства по его уникальному коду.
  • Файл электронного апостиля можно переслать заинтересованному ведомству через Интернет, при этом его аутентичность может быть проверена по электронной подписи.
  • Может быть выдан в день обращения.
  • Меньше организационные затраты. В частности, поэтому в Чили электронный апостиль по закону проставляется бесплатно.

Недостаток электронного апостиля фактически один: на данный момент не во всех странах его принимают без проблем. Например, в Италии[2] и России[3] отказались принимать чисто электронный апостиль из Молдовы.

Аргументация правового департамента МИД РФ при этом была следующая: "Из материалов специальной комиссии не следует, что введение государством электронного апостиля должно быть сопряжено с автоматическим отказом этого государства от признания и использования «обычного» апостиля (что, видимо, произошло в случае с Республикой Молдова). Кроме того, ни в Конвенции, ни в «Выводах и рекомендациях», одобренных вышеупомянутой специальной комиссией Гаагской Конференции, не говорится о существовании или безоговорочной необходимости государств признавать или использовать электронный апостиль – тем более, в качестве единственного и безальтернативного инструмента для отмены требования легализации иностранных официальных документов. В конечном счете, вопрос о целесообразности применения и признания электронных апостилей, по сути, оставлен на усмотрение принимающих государств, т.е. Российской Федерации. С учетом изложенного, придерживаемся мнения, что поспешное введение государством электронного апостиля – с одновременной отменой практики применения «обычного» апостиля – может создавать серьезные помехи международному общению, в том числе урегулированию конкретных правоотношений, возникающих в связи с необходимостью легализации иностранных официальных документов, и в этом смысле не вполне отвечает объекту и целям Конвенции."[4]

По состоянию на конец 2015 года, услуга электронного апостилирования работала в 23 странах. При этом в большинстве этих государств оформляется как традиционный, так и электронный апостиль. И только в относительно небольшом числе стран (Молдова, Украина, Испания, Новая Зеландия, некоторые другие) апостиль выдается исключительно в электронной форме.

Внимание
С августа 2016 года в Чили будет выдаваться только электронный апостиль[5].

Поскольку в России электронный апостиль пока принимается не всегда и не везде, общая рекомендация: прежде чем апостилировать чилийские документы для России, предварительно проконсультироваться в том российском ведомстве, которое будет их принимать. Если возникнут сомнения - лучше легализовать документы по полной схеме. Апостиль является упрощенной формой консульской легализации и не заменяет и не отменяет последнюю.

На какие документы ставится апостиль

Апостиль проставляется только на документы, исходящие от официальных ведомств, а также документы, заверенные нотариусом. Договоры, контракты и т.п., не заверенные нотариусом, апостилированию не подлежат.

По российскому законодательству, апостиль не ставится на ряд документов: паспорта, водительские права, военный билет, трудовые и пенсионные книжки, удостоверения личности, а также их копии.

Отказ в проставлении апостиля

Типичные причины и как поступать в этой ситуации - см. здесь.

Кто ставит апостиль

Апостиль ставят ведомства, ответственные за выдачу документов соответствующего типа, в частности:

  • Минюст России и территориальные органы Министерства юстиции - на документы, исходящие от официальных органов власти (федеральных и территориальных соответственно), и документы, заверенные нотариусом (нотариальные акты, копии и переводы).
  • Территориальные органы Министерства образования - на дипломы об образовании и ученых степенях.
  • Территориальные органы ЗАГС - на документы о рождении, браке, смерти и т.п.
  • Министерство внутренних дел и его территориальные органы - справка о несудимости и аналогичные документы.

Обратите внимание, что на апостилирование диплома об образовании может уйти до 45 дней. Остальные ведомства обычно ставят апостиль за 5-7 дней.

Преимущества апостиля

  1. Документы с апостилем принимаются во всех странах, которые подписали Гаагскую конвенцию 1961 года. Консульская легализация действительна только для той страны, консул которой участвовал в заверении документов.
  2. Апостиль удостоверяет, что действительными являются подпись, полномочия и печати лица, ответственного за выдачу документа, то есть свидетельствует о подлинности самого документа. Консульская легализация удостоверяет только, что действительной является подпись нотариуса на копии или официального лица Торгово-промышленной палаты на договоре, и ничего не говорит о подлинности документа. Таким образом, исключается возможность для претензий со стороны чилийских чиновников к подлинности иностранных документов.
Практический опыт
По российскому законодательству, при заверении копии нотариус свидетельствует "верность копии с оригиналом", но не несет ответственности за содержание и достоверность оригинала (Основы законодательства РФ о нотариате, ст.77). Был случай - в Университете Чили придрались к этому тексту: дескать ваш российский нотариус засвидетельствовал верность копии, а где он свидетельствует, что оригинал - подлинный диплом о высшем образовании? В случае с апостилем такая ситуация исключается, так как апостиль как раз доказывает подлинность документа.

При этом следует учитывать, что даже апостиль не удостоверяет содержание документа, его полноту, корректность и соответствие юридическим нормам.

Цитата
ОригиналПеревод
85. The SC recommends that Competent Authorities add a statement outside the box with the standard terms along the following lines to indicate the limited effect of an Apostille:

This Apostille only certifies the signature, the capacity of the signer and the seal or stamp it bears. It does not certify the content of the document for which it was issued.
85 Специальная комиссия рекомендует компетентным инстанциям добавить в стандартные условия положение, которое обозначит ограниченность апостиля:

Апостиль только удостоверяет подпись, полномочия подписавшего лица и печать или штамп, который на нем стоит. Он не удостоверяет содержание документа, для которого апостиль был выдан.

Заключения и рекомендации Специальной комиссии по практическому применению Апостиля, Гаага, 2-12 февраля 2009

Недостатки апостиля

  1. Консульская легализация выполняется в строго определенные сроки по одной и той же цепочке: Минюст - КД МИД РФ - консульство Чили в Москве. Минюст и КД МИД берут на исполнение 5 рабочих дней и всегда выдерживают сроки. Консульство Чили обычно ставит штамп в тот же день. Таким образом, легализация гарантированно выполняется за две недели. В то же время апостиль делается различными ведомствами, которые берут разные сроки на исполнение, иногда длительные. В частности, на апостилирование дипломов об образовании берется до 45 дней (!).
  2. Апостилирование в России дороже: сейчас это 2500 рублей. В то же время за легализацию берется пошлина 350 рублей плюс консульский сбор 12 долларов США, что существенно меньше.
  3. Апостиль ставится ведомствами по территориальному признаку (кроме дипломов об образовании - это делается через Рособрнадзор в Москве). Чтобы, например, получить апостиль на свидетельство о рождении, необходимо обратиться в управление ЗАГС того региона, где вы родились. Либо отослать по почте заказным письмом оригинал свидетельства о рождении и квитанцию об оплате, что тоже долго, неудобно и может привести к потере документов.

В целом, готовить пакет документов, выпущенных разными ведомствами, при апостилировании и дороже, и сложнее.

Сравнение апостиля и консульской легализации

На примере подготовки российского документа для Чили.

Консульская легализация Апостиль
В каких странах действует? Только в одной стране, консул которой заверил документ. Во всех странах, подписавших Гаагскую конвенцию 1961 года.
Оригиналы или копии документов? Почти исключительно - нотариально заверенные копии. В оригиналах легализуются нотариальные доверенности. Как правило, оригиналы документов. Однако ряд документов апостилируется в копиях, заверенных нотариусом, причем это заверение должно быть сделано "под апостиль", обычные нотариальные копии не годятся.

В нотариальных копиях апостилируются:

  • паспорта, загранпаспорта, трудовые книжки, водительские удостоверения, другие личные документы,
  • уставы организаций (общественные, коммерческие и т.п.), свидетельства о праве собственности на недвижимость, свидетельства ОГРН, о постановке на налоговый учет и т.п.,
  • документы советских республик, датированные 1991 годом и более ранними.
Как выглядит? 4 подписи, а также соответствующие штампы ведомств: Министерство юстиции РФ, Консульский департамент МИД РФ, консул Чили в Москве, МИД Чили в Сантьяго. Один большой прямоугольный штамп, который либо ставится на документ, либо прикрепляется к нему в виде отдельной бумаги.
Что заверяется? Подлинность подписи российского нотариуса или официального лица Торгово-промышленной палаты. Подлинность документа при этом никак не удостоверяется. Подлинность подписи, полномочий и печатей официального лица, выдавшего документ. Таким образом, удостоверяется подлинность самого документа.
Какие ведомства и где? 3 ведомства в Москве: Минюст РФ, КД МИД РФ, консульство Чили в Москве, 1 ведомство в Сантьяго - МИД Чили. Документы апостилируются в региональных отделениях соответствующих ведомств: территориальных органах Минюста, МВД, ЗАГС, Министерства образования и т.п.
Дипломы об образовании принимаются на апостилирование в любых уполномоченных органах, вне зависимости от того, где был выдан диплом[6]. Список этих уполномоченных организаций находится на сайте Рособрнадзора здесь.
Нужна ли доверенность на оформление? Нет. Подойти в ведомство с документами для оформления и оплатить пошлину может любой человек. Как правило, доверенность не нужна. Исключение - подтверждение документов об образовании. Согласно письму Рособнадзора от 18 января 2011 года, "Заявление и прилагаемые к нему документы представляются заявителем в орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации лично или направляются заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении и описью вложения"[7]. Поэтому, если оригинал диплома апостилирует другой человек, обычно требуют доверенность.
Можно ли оформить по почте?
  • Минюст РФ официально принимает документы по почте и отсылает обратно.
  • КД МИД РФ документы по почте не принимает.
  • Консульство Чили в Москве документы по почте на легализацию не принимает, однако, как правило, оно ставит свой штамп в присутствии посетителя. Поскольку международные рейсы на Чили идут обычно через Москву, можно подойти и получить подпись перед отлетом.
Как правило, да. Можно отослать в соответствующее ведомство оригинальный документ и квитанцию об оплате госпошлины заказным письмом. Все зависит от конкретного ведомства.
Сроки исполнения? Минюст РФ - 5 рабочих дней. КД МИД РФ - 5 рабочих дней. Консульство Чили в Москве - если консул на месте, ставят подпись сразу. МИД Чили - в присутствии заявителя. Апостилирование дипломов об образовании - 45 дней[8]. Остальные ведомства - от апостилирования в присутствии заявителя до 5-7 рабочих дней.
Стоимость? Минюст РФ - бесплатно. КД МИД РФ - госпошлина 350 рублей. Консульство Чили в Москве - консульский сбор 12 долларов США. МИД Чили - бесплатно. Госпошлина 2500 рублей за документ.
В какой момент переводить документ? Документ на испанский язык обычно переводится до легализации, поскольку это более удобно. Ряд компаний предлагает услугу по переводу с одновременным нотариальным заверением подписи переводчика. Документ переводится после апостилирования. Обратите внимание, что неформальный перевод на испанский может быть не принят официальными ведомствами в Чили. Поэтому существуют такие варианты:
  • Переводчик в России делает полный перевод документа, включая текст проставленного апостиля. Далее нотариус делает на переводе заверительную надпись на двух языках (обычно английский и русский) и подпись нотариуса апостилируется. Недостаток - двойные расходы на апостилирование.
  • Переводчик в Чили выполняет перевод и делает заявление о верности перевода с оригиналом, либо переводческая фирма ставит свою печать. Стоимость такого заверенного перевода (traducción certificada) - порядка 15 тыс. песо (25 долларов США) за страницу.
  • На перевод ставится штамп о верности перевода с оригиналом (fidelidad de traducción). Эту услугу оказывает как консульство Чили в Москве, так и консульство России в Сантьяго. Стоимость этой услуги в Сантьяго - 35 долларов США за одну страницу текста с одной стороны. Обратите внимание, что консульство РФ в Сантьяго требует также предоставить текст перевода в электронной форме, в виде файла в формате MS Word (для возможного внесения правки).

Также см. вопрос Как делать перевод апостилированных документов?

Требования эстранхерии

Любые документы, предоставляемые в эстранхерию, должны быть легализованы через консульство страны их происхождения и переведены на один из следующих языков: испанский, английский, французский, итальянский или португальский. Это требование находится на оборотной стороне официальных бланков.

Цитата
ОригиналПеревод
Si se presenta documentación emitida fuera de Chile, éstos deberán estar legalizados por el Consulado de Chile en el país de origen además de traducidos y legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile. Si el documento se encuentra escrito en inglés, francés, italiano o portugués, no es necesaria la traducción.Если представляются документы, выданные за пределами Чили, их нужно легализовать через Консульство Чили в стране происхождения, а также перевести и легализовать через Министерство иностранных дел в Чили. Если документ написан на английском, французском, итальянском или португальском языке, перевод не нужен.
Бланк для визы рантье

Легализация документов из Российской Федерации

Виды легализации

Легализация через МИД РФ

Легализация официальных документов, выданных органами власти, министерствами, загсами и т.п., производится через МИД РФ. Эти документы, как правило, легализуются в нотариально заверенных копиях.

Российские документы об образовании, выданные российским гражданам, легализуются также в нотариально заверенных копиях. В оригиналах легализуются только дипломы российских вузов образца, установленного для использования за границей, которые были выданы выпускникам-иностранцам.

В оригиналах легализуются нотариальные доверенности и некоторые другие документы. Официальная информация от МИД РФ находится здесь и здесь.

Ряд документов на легализацию ни в оригиналах, ни в копиях не принимается:

  • Трудовые книжки;
  • Военные билеты;
  • Любые удостоверения личности (включая паспорт и загранпаспорт);
  • Водительские права.

Схема следующая:

  1. Нотариус РФ заверяет копию оригинального документа (как правило, документ предоставляется в копии).
  2. Переводчик делает перевод на испанский язык.
  3. Нотариус РФ (возможно, другой) подшивает перевод к копии из п.1, проверяет личность переводчика и заверяет подлинность его подписи.
  4. Министерство юстиции РФ (Москва) заверяет подлинность подписи нотариуса.
  5. Консульский отдел МИД РФ (Москва) удостоверяет "подлинность предстоящей подписи" сотрудника Минюста РФ.
  6. Консул Чили в РФ (Москва) удостоверяет подлинность подписи сотрудника МИД РФ.
  7. МИД Чили (Сантьяго) ставит штамп о легализации документа.

Легализация через ТПП РФ

Документы внешней торговли, к которым относятся, в частности, договоры найма квартиры, банковские выписки и т.п. легализуются через Торгово-промышленную палату РФ в Москве. Эти документы легализуются в оригиналах.

Схема следующая:

  1. Переводчик делает перевод документа на испанский язык.
  2. Нотариус РФ подшивает перевод к документу из п.1, проверяет личность переводчика и заверяет подлинность его подписи.
  3. Торгово-промышленная палата РФ (Москва) ставит штамп "Certified" и другие необходимые штампы и печати.
  4. Консул Чили в РФ (Москва) удостоверяет подлинность подписи сотрудника ТПП РФ.
  5. МИД Чили (Сантьяго) ставит штамп о легализации документа.

Перевод, заверенный консулом РФ в Чили

Схема следующая:

  1. Переводчик делает перевод документа на испанский язык.
  2. Сотрудник консульства РФ в Сантьяго сверяет перевод с документом, подшивает его и ставит штамп об идентичности перевода документу. Подробнее здесь.
  3. МИД Чили в Сантьяго ставит на подпись российского консула штамп о легализации документа.
Внимание
Заверение верности перевода не является полноценной консульской легализацией документа. Консул РФ не может заверить подлинность подписей российского нотариуса, сотрудников Минюста, МИД и ТПП РФ, он свидетельствует корректность перевода, но не подлинность документа. То есть не выполняется главное условие легализации - подтвердить, что документ соответствует законам РФ.

Это значит, что переводы, заверенные российским консулом в Сантьяго, могут быть как приняты в качестве полноценных легализованных документов, так и отвергнуты. Все остается на усмотрение чилийского чиновника. Подробнее здесь.

Поэтому в консульстве РФ на видном месте висит предупреждение, что легализацией документов оно не занимается.

Образцы легализованных документов

Заверение копии документа российским нотариусом

Документы, которые легализуются через МИД РФ, должны быть в копиях, заверенных нотариусом. Исключение - нотариальные доверенности, которые легализуются в оригинале.

Заверить копию может любой российский нотариус. Это не обязательно должен быть нотариус, который заверяет подпись переводчика на испанский язык. В этом случае Минюст заверяет подписи двух нотариусов (госпошлина от этого не меняется).

Цитата

Статья 77. Свидетельствование верности копий документов и выписок из них

Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами. (часть первая в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 379-ФЗ)

Верность выписки может быть засвидетельствована только тогда, когда в документе, из которого делается выписка, содержатся решения нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа по определенному вопросу.

Свидетельствуя верность копий документов и выписок из них, нотариус не подтверждает законность содержания документа, соответствие изложенных в нем фактов действительности, личность, дееспособность и полномочия подписавших его лиц, правоспособность юридического лица, от которого исходит документ. (часть третья введена Федеральным законом от 21.12.2013 N 379-ФЗ)
Основы законодательства РФ о нотариате

Согласно Закону о нотариате, российские нотариусы свидетельствуют только соответствие копии оригиналу. Типичная формула следующая:

"Я, нотариус такой-то, свидетельствую верность этой копии с подлинником документа. В последнем подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных недоговоренных исправлений или каких-либо особенностей нет. Зарегистрировано в реестре за номером таким-то."

То есть российский нотариус при заверении копии не свидетельствует подлинность самого документа. Это отличается от принятой в Чили практики нотариата латинского типа, при которой нотариус имеет гораздо более широкие полномочия.

В некоторых случаях это может привести к тому, что чилийская сторона потребует дополнительные доказательства подлинности документа.

Практический опыт
В Университет Чили в 2015 году был сдан для подтверждения легализованный диплом врача-стоматолога. Документы были отклонены, так как, по мнению сотрудников университета, запись нотариуса о соответствии копии оригиналу не удостоверяет подлинность самого диплома.

Единого решения в этой ситуации, к сожалению, нет. Однако на данный момент это единичные и редкие случаи.

Перевод на испанский язык

Деятельность переводчиков в РФ не лицензируется. Поэтому перевод по закону может осуществлять любой человек, хотя переводческие фирмы в целях рекламы могут утверждать обратное.

Заверение печатью переводческой фирмы также не требуется.

При этом, однако, нужно учитывать, что далеко не все нотариусы на практике заверяют переводы от незнакомых переводчиков. Более того, некоторые нотариусы заверяют переводы только с определенных языков и отказываются заверять переводы на испанский. Поэтому если вы сделаете перевод через знакомого и зайдете с ним к нотариусу, как говорится, "с улицы", в заверении его подписи, скорее всего, откажут.

Поэтому самый оптимальный вариант - найти переводческое бюро, которое непосредственно работает с нотариусом. Некоторые переводческие фирмы даже находятся с нотариусом в одном здании.

Это позволит совместить несколько этапов сразу: достаточно подойти с оригиналами документов в бюро, нотариус при вас делает и заверяет копии, возвращает оригиналы, а через несколько дней вы забираете в этом бюро копию документа с подшитым переводом на испанский и заверенной подписью переводчика. Итого два похода и оригиналы документов остаются при вас.

Подобных переводческих бюро много, в частности, в Москве этим занимается Компания "Профлингва".

Внимание
Перед переводом оговорите следующее:
  • Все печати, штампы и надписи на документе должны быть переведены.
  • Должны быть правильно переведены ключевые понятия документа.
    Например, для диплома специалиста таковым является название специальности.
    Конкретный пример: в одном случае специальность "Лечебное дело" была переведена как "Médico Terapeuta", в другом - вообще "Oficio médico" (!).
    В этом случае можно попросить консульство России выдать справку или просто написать на переводе, что данный термин соответствует "Medicina general". Обычно консульство идет навстречу, а чилийцев такое уточнение устраивает.
Внимание
После перевода проверьте, соответствует ли перевод оригиналу "на глаз". Бывает, переводчики торопятся и при копировании вставляют куски текста совершенно не туда.

Нотариальное заверение подписи переводчика

Вопреки распространенному мнению, нотариус в РФ не заверяет верность перевода (точнее, может заверить в случае, если он владеет данным иностранным языком).

Цитата
Статья 81. Свидетельствование верности перевода

Нотариус свидетельствует верность перевода с одного языка на другой, если нотариус владеет соответствующими языками.

Если нотариус не владеет соответствующими языками, перевод может быть сделан переводчиком, подлинность подписи которого свидетельствует нотариус.
Основы законодательства РФ о нотариате от 11 февраля 1993 г. № 4462-1

Подробный комментарий к ст.81 можно найти здесь.

Поэтому заверить перевод может любой российский нотариус, который выполняет операции такого рода. Найти нотариуса можно, например, на сайте Федеральной Нотариальной палаты.

В итоге должны появиться подшитые вместе нотариальная копия (либо оригинал) документа и его перевод на испанский со штампом вида "Я, нотариус такой-то, свидетельствую подлинность подписи, сделанной переводчиком таким-то в моем присуствии. Его личность установлена."

Заверение подписи нотариуса в Минюсте РФ

Министерство юстиции РФ удостоверяет, что нотариус действительно существует и подпись и печать принадлежат ему.

Адрес отдела по вопросам легализации и апостиля: Москва, Смоленский бульвар, 3/5

До 19 января 2016 г. отдел работал по адресу: г.Москва, ул.Кржижановского, д.13, корп.1, каб.14.

Время работы: 9.30-12.00 и 13.30-17.00, в пятницу до 16.00.

Тел. (495) 955-56-41.

Срок исполнения: 5 рабочих дней.

Стоимость: бесплатно.

Как правило, в Минюсте подшивают и скрепляют печатью дополнительный лист с примерно следующим текстом: "Я, начальник отдела по вопросам легализации и апостиля Минюста РФ, удостоверяю подлинность подписи нотариуса такого-то, уполномоченного на совершение нотариальных действий, и подлинность оттиска гербовой печати данного нотариуса".

С 2012 года вы можете послать документы в Минюст по почте. После заверения подписи нотариуса они будут также по почте высланы обратно.

Цитата
К документам, направляемым для предоставления государственной услуги почтовой связью или доставляемым курьерской службой, заявителем прилагается заявление.

Заявление должно содержать обращение с просьбой удостоверить подлинность подписи нотариуса и оттиска его печати на документах, приложенных к заявлению.

В заявлении о предоставлении государственной услуги указываются фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, обратившегося за предоставлением государственной услуги, или наименование юридического лица, почтовый адрес (адрес электронной почты - при наличии), по которому должен быть направлен ответ, номер телефона заявителя, описание и количество представленных документов, название государства предъявления документов. На заявлении ставится дата и личная подпись заявителя.
Сайт госуслуг

Заверение подписи сотрудника Минюста Консульским департаментом МИД РФ

Консульский департамент Министерства иностранных дел РФ удостоверяет "подлинность предстоящей подписи".

Адрес: г.Москва, 1-й Неопалимовский пер., д.12.

Тел. (499) 244-37-97.

Время работы: 9.30-12.30 и 14.30-17.00, в пятницу до 16.00.

Срок исполнения: 5 рабочих дней.

Стоимость: госпошлина 350 рублей (за каждый документ), бланки для оплаты через Сбербанк выдаются, ближайшее отделение находится в 400 метрах.

Посылать по почте документы для заверения в КД МИД нельзя.

Штамп Торгово-промышленной палаты РФ

Документы, не исходящие от официальных учреждений, в Минюсте и МИДе не заверяются. В частности, переводы документов типа выписок из банка и договора аренды заверяются в Торгово-промышленной палате РФ.

Адрес: 109012, г.Москва, ул.Ильинка, 5/2 (это не основное красивое здание на Биржевой площади, а по диагонали от него, нужно войти в арку, слева - коричневая дверь).

Время работы: 10.00-12.00 в рабочие дни.

Тел. (495) 620 01 52.

Срок исполнения: пропечатывают на месте.

Стоимость: 1800 рублей, оплачивается в кассе ТПП, в соседнем здании.

Документы в ТПП обычно предъявляются в оригинале, хотя за этим никто не следит. В итоге должен появиться фирменный штамп для удостоверения документов ВЭД с надписью "Certified".

Заверение консулом Чили в РФ подписей сотрудников КД МИД или ТПП

Консул республики Чили свидетельствует подлинность подписи сотрудника консульского отдела.

Адрес: 119002, г.Москва, Денежный пер., д.7, стр. 1

Время работы: 9.30 - 13.00.

Тел. (499) 241-31-51.

Стоимость: консульский сбор 12 долларов США (за каждый документ), пересчитанных в рубли по собственному курсу, в июле 2016 года это было 780 рублей. Оплачивать в банке "ЮниКредит" только в отделении по адресу г. Москва, 1-й Казачий пер., 9/1, бланк для оплаты выдается в консульстве.

Срок исполнения: обычно заверяют в тот же день (зависит от того, находится ли консул на месте, а также от его загруженности). Приходите, отдаете документы, получаете бланк для оплаты, за это время документы проштамповывают.

В результате на документах появляются печати, марки оплаты, и штамп на испанском языке: "Нижеподписавшийся консул Чили удостоверяет подпись дона такого-то, сотрудника КД МИД РФ/ТПП РФ".

Заверение верности перевода консулом РФ в Чили

Координаты консульства и подробная информация об услуге заверения перевода находятся здесь.

Внимание
Не забудьте захватить с собой российский загранпаспорт.

Перевод с русского на испанский язык может быть заверен консулом РФ в Чили. Переводы на другие языки не заверяются. Переводить можно самим, однако консульство требует, чтобы перевод был качественным.

Адрес: Américo Vespucio Norte 2127, Vitacura, Región Metropolitana, Chile

Время работы: понедельник и пятница - 9:00-12:30, среда - 15:00-18:00. В российские праздники консульство не работает!

Тел. (56-2) 2208 85 32

Срок исполнения: зависит от загрузки сотрудника - может быть в тот же день, может - в следующий приемный день. Лучше позвонить и согласовать заранее.

Стоимость: 35 долларов США за одну страницу с одной стороны. Оплачивать наличными долларами США на месте. Другая валюта и банковские карточки не принимаются.

Легализация документов из Украины

Документы проходят в принципе такую же цепочку заверений, как и документы из России. Естественно, подпись украинского нотариуса заверяет Минюст Украины и т.п..

Поскольку консульства Чили в Украине по состоянию на начало 2016 года нет, документы на последнем этапе отсылаются в Консульство Чили в Москве. Оно уполномочено на консульское обслуживание ряда республик бывшего СССР, в том числе и Украины. Подробнее см. здесь.

Другой вариант - отослать документы в консульство Чили в Варшаве. Документы можно отправить и получить курьерской службой, консульский сбор послать в конверте в долларах.

Стоимость легализации в коммерческих агентствах - порядка 100-120 долларов США за один документ, включая все сборы.

Сроки оформления через агентство. Та часть формальностей, которая осуществляется на территории Украины - около 2 недель. Получение подписи консула в Москве - также около 2 недель.

Практика показывает, что вместо подписи консула Чили в Москве можно поставить и подпись почетного консула Украины в Чили. Однако о принятии таких документов в качестве легализованных следует заранее проконсультироваться с чилийской стороной. Стоимость заверения одного документа, переведенного на испанский язык, - 40 долларов США.

Легализация документов из Чили

Официальная информация на сайте МИД Чили находится здесь.

После получения всех необходимых подписей чилийских инстанций на документ необходимо поставить подпись консула РФ в Чили.

Внимание
С конца августа 2016 года в Чили вводится апостилирование. На апостилированных документах ставить подпись российского консула не нужно.

Заверение консульской подписи в МИД Чили

Завершающей этап легализации любых документов для Чили совершается в Департаменте по легализации Министерства иностраных дел Чили в Сантьяго.

Адрес: Calle Agustinas 1320, Santiago, Chile.

Время работы: с понедельника по пятницу, с 09:00 до 14:00 часов.

Тел. +56 2 2827 4614, +56 2 2827 4615

Стоимость: бесплатно.

При входе нужно взять талончик для очереди, сказав что это для documentos extranjeros. Очередь идет очень быстро.

Ставят штамп с надписью по-испански: "Легализовано в Министерстве иностранных дел Чили такого-то числа".

На подпись чилийского консула за рубежом штамп ставят сразу, а подпись иностранных консулов в Сантьяго дополнительно проверяется по папке с образцами подписей.

Вопросы и ответы

Сколько стоит легализация одного документа? Могу ли я сделать это сам или попросить знакомых?

Стоимость полной легализации одного документа с переводом в середине 2015 года в коммерческих фирмах Москвы - около 6-7 тысяч рублей (порядка 100 долларов США). Обратите внимание, что некоторые фирмы указывают только расценки на собственно услугу легализации, а оплачивать сборы официальных инстанций, нотариуса и переводчика приходится отдельно. Но в среднем все равно получается примерно такая сумма.

По сути, предлагаемая услуга "легализации" - это оплата посреднику за то, что он:

  • сделает перевод на испанский с заверением у нотариуса (это можно сделать в очень многих переводческих бюро);
  • потом курьер сходит в Минюст, МИД и консульство Чили.

Поэтому вы можете провести эту процедуру сами или попросить своих знакомых. Личное присутствие владельца документов не требуется ни на одном из этапов, доверенность выдавать никому не нужно.

Какие документы легализовывать через МИД РФ, а какие - через ТПП РФ? В копиях или оригиналах?

Через МИД РФ легализуются документы, выданные официальными российскими органами: свидетельства о рождении и браке, свидетельства о праве собственности на недвижимость, свидетельства о регистрации и уставы юридических лиц, дипломы о образовании и т.п. Все они легализуются только в нотариально заверенных копиях. Этим процедура консульской легализации отличается от апостиля, который в большинстве случаев, действительно, ставится на оригинал, либо прикрепляется к нему.

Некоторые документы, даже выданные официальными органами, легализации не подлежат - это удостоверения личности, водительские права, трудовые книжки, военный билет и ряд других.

Через ТПП РФ легализуются только документы, связанные с коммерческой деятельностью - это договоры (в частности, договоры аренды), банковские выписки и т.п. По правилам, они легализуются в оригинале. Однако, по практике, в ТПП проходят и простые ксерокопии документов.

Внимание
Для получения визы в эстранхерию предъявляются только легализованные копии дипломов об образовании. А вот университеты и другие подобные организации обычно требуют как легализованные и переведенные копии, так и русские оригиналы ("корочки"). "Корочку" можно заменить ксерокопией, на которой консул Чили в Москве поставил штамп о ее соответствии оригиналу.
Внимание
Иногда через ТПП РФ можно легализовать и нотариально заверенные документы - см. следующий вопрос.

Могу ли я легализовать документы с подписью нотариуса за один день?

Чисто формально - нет, потому что подпись нотариуса должна заверяться в Минюсте РФ и МИДе РФ.

Однако существует еще одна возможность. Дело в том, что ТПП РФ также оказывает услугу по "проверке перевода". Стоимость - порядка 300 рублей за страницу текста.

Поэтому в ТПП можно заказать одновременно и проверку перевода (примерно 300 рублей за страницу), и заверение печатями (1650 рублей). Все это при хорошем стечении обстоятельств делается в присутствии заказчика.

Далее можно отправиться в консульство Чили и (также при хорошем стечении обстоятельств) получить в тот же день заверяющую подпись консула Чили.

Наконец, в критической ситуации можно попробовать попросить в консульстве поставить заверяющую подпись сразу на нотариальный перевод. Известны случаи, когда консул шел навстречу.

Нужно ли что-то с документами делать в Чили? Что отдавать в чилийские инстанции?

По приезде в Чили на всех документах бесплатно проставляется штамп в МИД Чили в Сантьяго. Только после этого процедура легализации считается завершенной.

В чилийские органы представляются не легализованные документы, а их копии, заверенные любым чилийским нотариусом.

Также в списке требований могут быть и простые ксерокопии - в частности, при подаче документов на визу в любых регионах, кроме Столичного, большинство документов подается в виде копии, заверенной чилийским нотариусом, плюс обычной ксерокопии.

Я нахожусь в Чили, могу ли я легализовать российские документы здесь?

Находясь в Чили, можно:

  1. Заверить верность перевода на испанский язык. Цена заверения одной страницы с одной стороны - 35 долларов США наличными.
  2. Для документов, выданных официальными российскими инстанциями (диплом об образовании государственного образца, свидетельство о рождении, о браке и т.п.) - дополнительно получить официальное письмо от консульства, что данный документ действительно выдан соответствующим государственным органом в России. Консульский сбор - 10 долларов США.

На документ необходимо поставить также штамп МИД Чили.

Принципиальное отличие от полной консульской легализации следующее:

  • Формально легализация российских документов должна происходить через чилийского консула в России, а не российского в Чили. В частности, в требованиях эстранхерии к соискателям виз стандартно применяется следующая формулировка: "Cualquier documento emitido en el exterior deberá estar legalizado en el Consulado de Chile del país de procedencia."[9]
  • Консул России в Сантьяго может выдать официальное письмо только о верности документа, выданного официальными российскими организациями. Договоры аренды и другие коммерческие документы он не заверяет.

Поэтому на стене консульства висит на видном месте объявление - "Легализацией документов консульство не занимается".

Тем не менее на практике заверение перевода документа признается как полноценная консульская легализация (даже без дополнительного письма от консула!). Поэтому обязательно выясните у чилийской стороны, будет ли ей достаточно такого заверенного перевода со штампом МИД Чили.

Внимание
По практике, для выезда ребенка из Чили требуется нотариальные разрешения от обоих родителей, легализованные по всем правилам, в 2 экземплярах, а также свидетельство о рождении. В аэропорту Сантьяго заверенный перевод разрешения не проходит.

В то же время в требованиях к документам для сдачи Единого национального экзамена по медицине (EUNACOM) прямо говорится о возможности использовать перевод, заверенный официальными представителями страны в Чили.

Цитата
ОригиналПеревод
Si el interesado se encuentra en Chile y su Título no hubiese sido visado en el Consulado de Chile en el país de origen, podrá visarlo en la Embajada de su país en Chile, si ésta acepta realizar dicho trámite.Если заинтересованное лицо находится в Чили и его диплом не был заверен в консульстве Чили в стране происхождения, то диплом можно заверить в посольстве его страны в Чили, если последнее оказывает данную услугу.
Сайт EUNACOM.cl

Также консульства России за рубежом официально уполномочены выдавать некоторые документы. В частности, консульства выдают справку об отсутствии судимости, о начислении пенсии, об отсутствии препятствий к совершению брака. Документы, выданные самим консульством, естественно, отправлять в Россию не нужно.

Не исключено также, что такое двойственное отношение связано с особенностями испанского юридического языка. Потому что в русском языке слово "легализация" относится именно к процедуре полной консульской легализации. А в испанском "copia legalizada" обозначает любую заверенную копию. Поэтому, когда в официальные органы приносят документ со штампом чилийского МИДа, это для чиновника и есть "copia legalizada por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile" (копия, заверенная в МИД Чили). То, что это обычное заверение корректности перевода, а не подлинности российского документа, осознается чилийскими чиновниками не всегда.

Кроме того, в некоторых случаях полная легализация и не является обязательной. Например, эстранхерия принимает банковские выписки для подтверждения регулярных доходов и в неформальном переводе на испанский или английский язык.

Я гражданин Украины, почему я должен легализовывать документы через Москву?

Официальный список консульств Чили за рубежом по состоянию на 01 января 2016 года можно скачать с сайта правительства Чили. Как видно из него, Украина имеет в Киеве пока только почетное консульство.

Поэтому для легализации документов следует обращаться в Консульство Чили в Москве, так как именно оно обслуживает ряд республик бывшего СССР, в том числе и Украину. Никакого противоречия в этом нет, это стандартная консульская практика.

Кроме того, если открыть сайт МИД Украины и щелкнуть по названию страны Чили, то в открывшемся блоке можно прочитать: "Місце розташування дипломатичного представництва або консульської установи: Москва".

Также украинские документы можно легализовать через консульство Чили в Варшаве:

Адрес: Ul. Okrezna 62, 02-925, Varsovia. 
Телефон: +48-22- 8582330. 
Email: varsovia@consulado.gob.cl. 
Время работы - с понедельника по пятницу с 09:00 до 16:00.

Как делать перевод апостилированных документов?

Одно из главных отличий апостиля от консульской легализации заключается в том, что апостилированный документ действителен во всех странах, подписавших Гаагскую конвенцию 1961 года. По состоянию на сентябрь 2016 года, это 112 государств. Поэтому, как правило, апостиль ставится на оригинал документа, а уже затем с него делаются по мере необходимости переводы на другие языки.

Главная сложность заключается в том, что перевод документа должен приниматься официальными инстанциями в стране, куда будет представлен документ. Поэтому перевод должен также иметь некий официальный статус. Вряд ли перевод, сделанный в далекой стране условным васей ивановым, будет принят в Чили как документ.

Вариант 1 - перевод в России. С апостилированного документа делается копия (как правило, нотариально заверенная "под апостиль"), эта копия переводится на испанский, затем нотариус делает на переводе заверительную надпись на двух языках (обычно английский и русский) и подпись нотариуса (нотариусов) апостилируется в Минюсте РФ.

Преимущества:

  • Получаете готовый документ на испанском языке, который по приезде в Чили можно сразу отдать в чилийские инстанции.

Недостатки:

  • Нужно дополнительно платить за нотариальное заверение копии документа, за заверительную подпись нотариуса и за апостиль подписи нотариуса.
  • Время ожидания - 5 рабочих дней.
  • Возможны серьезные проблемы с качеством перевода, особенно когда он делается через переводческую фирму. Дело в том, что, по состоянию на середину 2016 года, фирма платит переводчику за перевод одной страницы текста в среднем порядка 150-200 рублей, редко - 300. За эти деньги можно нанять только неквалифицированных переводчиков, студентов через интернет и т.п.. И в любом случае: при таких гонорарах переводчик будет стараться дать количество, а не качество. Кроме того, иногда российские переводчики делают в переводе ляпы, которые носитель языка никогда бы не совершил. Отчасти это связано с тем, что большинство российских переводчиков владеют европейской версией испанского языка, который может в части терминологии значительно отличаться от латиноамериканской версии.

Вариант 2 - перевод в Чили. По приезде в Чили делаете перевод у чилийского переводчика, который прямо в конце текста пишет заявление (декларасьон хурада): я, такой-то, заявляю, что перевод соответствует оригиналу. Либо переводческая фирма ставит свою печать с аналогичным заявлением. Наконец, возможен вариант, когда переводчик делает отдельную декларасьон хурада о верности перевода у чилийского публичного нотариуса.

Стоимость такого заверенного перевода (traducción certificada) - порядка 10-15 тыс. песо (15-23 долларов США) за страницу по состоянию на середину 2016 года. Стоимость декларасьон хурада у нотариуса - порядка 3-4 тысяч песо.

Преимущества:

  • Не нужно ждать.
  • Выше вероятность качественного перевода в целом, а также правильного перевода юридических и прочих терминов, переводчик несет ответственность.

Недостатки:

  • Деятельность переводчиков в Чили не лицензируется. А в Министерстве иностранных дел Чили работают официальные письменные переводчики только со следующих языков: английский, французский, немецкий, португальский, итальянский[10], также см. Услуга официального перевода в Чили на сайте chileatiende.cl. Официальных переводчиков с русского в Чили нет. Поэтому в любом переводе будет некоторая доля "неофициальности". Отсюда общая рекомендация: переводчик должен входить в Colegio de Traductores e Intérpretes de Chile или по меньшей мере иметь диплом переводчика.

В целом "при прочих равных" лучше делать перевод в Чили, так как вероятность ошибок перевода меньше. Найти переводчиков можно через сайт Коллегии письменных и устных переводчиков Чили, раздел "Переводчики" данного сайта или через Интернет по ключевым словам "traducción certificada chile".

Какие есть варианты для апостилирования диплома об образовании?

В России есть три варианта, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы.

Вариант 1. Апостилируется оригинал диплома и приложения к нему.

Преимущества:

  • Это единственная юридически корректная форма апостилирования документа об образовании. Только в этом случае компетентные органы РФ свидетельствуют действительность самого диплома.

Недостатки:

  • Очень долго ждать - 45 рабочих дней. С учетом выходных - почти 2 календарных месяца.
  • Диплом должен представить владелец документа лично, либо отослать по почте заказным письмом с уведомлением о вручении см. Письмо Рособрнадзора от 18 января 2011 года. То есть, если получением апостиля занимаетесь не вы лично, потребуется еще и оформить доверенность.
  • Перевод на испанский придется делать и апостилировать отдельно.

Вариант 2. С диплома и приложения делается копия, она заверяется у нотариуса. Апостилируется подпись нотариуса на копии диплома.

Преимущества:

  • Намного быстрее - отделения Минюста РФ апостилируют подпись нотариуса за 5 рабочих дней.
  • Не нужна доверенность.

Недостатки:

  • Апостилирование подписи нотариуса на копии не равнозначно апостилированию диплома. Поэтому чилийская сторона может и не принять такой документ (зависит от конкретной организации и чиновника).
  • Перевод на испанский придется делать и апостилировать отдельно.

Вариант 3. С диплома и приложения делается копия, она заверяется у нотариуса. Далее к этой копии подшивается перевод на испанский, а подпись переводчика заверяется нотариусом (возможно, другим). Апостилируются подписи нотариуса на копии диплома и переводе.

Преимущества:

  • Намного быстрее - отделения Минюста РФ апостилируют подпись нотариуса за 5 рабочих дней.
  • Не нужна доверенность.
  • Вы получаете готовый документ на испанском языке.

Недостатки:

  • Апостилирование подписи нотариуса на копии не равнозначно апостилированию диплома. Поэтому чилийская сторона может и не принять такой документ (зависит от конкретной организации и чиновника).
  • Перевод на испанский, выполненный в России (особенно через переводческую фирму) может быть некачественным - см.вопрос Как делать перевод апостилированных документов? К сожалению, переводчики могут перевести неправильно и ключевые слова диплома. Два реальных случая: в одном дипломе врача специальность "Лечебное дело" была переведена как "Terapia", в другом - как "Oficio médico".

По состоянию на сентябрь 2016 года практика работы с апостилем пока не сложилась. Если же посмотреть на практику работы с документами, прошедшими полную консульскую легализацию, то ситуация следующая.

Чилийская эстранхерия обычно не настаивает на полном соблюдении правил и принимает в качестве документа, подтверждающих высшее или среднее специальное образование, любую бумагу с официальными штампами, в том числе и перевод, заверенный в российском консульстве в Сантьяго. Обратите внимание, что эстранхерии перевод приложения к диплому не нужен - см. вопрос Признают ли мой диплом специалиста в Чили?

Университеты очень часто требуют показать и "корочку" диплома. Поэтому для них, вероятно, лучше сразу избрать Вариант 1 (апостилирование оригинала).

В других чилийских инстанциях могут быть любые варианты. Поэтому общая рекомендация: если нет возможности полноценно апостилировать оригинал диплома, предварительно проконсультироваться у чилийской стороны.

Общие выводы. Если есть время и возможность, выбрать Вариант 1 (апостилирование оригинала), переводить в Чили. Иначе - выбрать Вариант 2 (апостилирование нотариально заверенной копии диплома), переводить также в Чили.